Turun kauppakorkeakoulun Tulevaisuuden tutkimuskeskus toteutti vuoden 2007 aikana puolustushallinnon sähköisen asioinnin palvelutarvetutkimuksen puolustusministeriön tietohallintoyksikön toimeksiannosta. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää puolustushallinnon sähköisen asioinnin nykytilaa sekä luoda katsaus tulevaisuudessa mahdollisesti esille tuleviin uusiin sähköisen asioinnin palvelutarpeisiin. Tarkastelu käsitti sekä puolustushallinnon sisäisen että ulkopuolisten toimijoiden kanssa tapahtuvan asioinnin.
Tutkimus toi esille parannuskohteita nykyisin käytössä oleviin prosesseihin sekä löysi useita sähköisen asioinnin palveluita, joita puolustushallinnon odotetaan tulevaisuudessa tarjoavan. Hallinnonalan sisällä sähköisen asioinnin keskeisimpiä kehittämiskohteita ovat parempi tiedonhallinta ja sitä tukevat tietotekniset sovellukset, siirtyminen yhtenäisempään ohjelmistoarkkitehtuuriin sekä ohjelmistojen ja tietokantojen etäkäytön laajentaminen. Yhteistyökumppaneiden ja asiakkaiden sähköisen asioinnin kehittämiskohteina nähtiin kaikki nykyisin paperiasiointina suoritettavat tapahtumat. Myös aivan uusia sähköisesti toteutettavia palveluita liittyen mm. palvelukseen tulossa olevien varusmiesten ennakkoseulomiseen, reserviläisjärjestöjen mahdollisuuksiin toteuttaa koulutustaan yhteistyössä puolustusvoimien kanssa sekä yritysten mahdollisuuksiin hoitaa asioitaan ja tehdä sovelluskehittämistä puolustushallinnon kanssa tuli esille. Puolustushallinnon ulkoisista sidosryhmistä puolustushallinnon kanssa asioivat yritykset olivat kaikkein kiinnostuneimpia uusista sähköisistä palveluista.
Sähköisten palvelujen laajentamisessa yksi keskeinen haaste on sähköisen asioinnin tietoturva. Tutkimuksessa tuli selvästi ilmi vakavuus, jolla puolustushallinnon henkilöstö suhtautuu tietoturvaan liittyviin asioihin. Jos luottamus uusien sähköisten tiedonhallintasovellusten tietoturvaan ei ole riittävä, ei näitä sovelluksia oteta hallinnonalalla käyttöön. Sähköisten palvelujen laajentamisessa tulee ensinnä varmistua käytettävien sovellusten laadusta ja jos sovellukset todetaan hyviksi ja päätetään ottaa käyttöön, tulee huolehtia siitä, että henkilöstölle annetaan uusien työvälineiden tarjoamasta tietoturvasta oikeaa ja riittävää tietoa. Tämän ja perusteellisen käyttökoulutuksen tulisi varmistaa se, että uudet palvelut otetaan käyttöön siinä mittakaavassa kuin on suunniteltu.
Hyvin suunniteltuna ja oikein toteutettuna sähköiset palvelut parantavat prosessien sujuvuutta, tehostavat asiakaspalvelua ja tuovat kustannussäästöjä. Myöskään laadukkaiden sähköisten palvelujen tarjoamisesta tai toisaalta palvelujen puuttumisesta aiheutuvia imagovaikutuksia ei tule vähätellä. Tutkimuksen perusteella voidaan suositella sähköisten palvelujen käyttöönottoa ja pyrkimistä laajaan sähköiseen asiointiin kaikkialla missä se on mahdollista.
Hankkeen tulokset kokonaisuudessaan esittävä kokoava raportti julkaistaan alkuvuodesta 2008 maanpuolustuskorkeakoulun täydennyskoulutus- ja kehittämiskeskuksen julkaisusarjassa.
Lisätietoja:
Ville Lauttamäki
Tutkija
Puh. (02) 4814 610
ville.lauttamaki@tse.fi
> Tulevaisuuden tutkimuskeskus